Was muß ein Auftraggeber vom Projektfortschritt
wissen?
Ihre Fragestellung ist zweideutig!
Aber ich gehe einmal davon aus, daß es Ihnen nicht darum geht, wieviel Ahnung Ihr
Auftraggeber von Projektmanagement und wieviel Fachkenntnisse er haben muß, sondern daß
Ihre Frage darauf abzielt, wieviel Information Sie als Projektleiter ihm über den
Projektfortschritt zukommen lassen sollten.
Kurz gesagt: Er soll alles haben,
was er haben will, denn die Politik der gläsernen Taschen ist noch immer die
Vertrauenserweckendste! Also planen Sie zusammen mit dem Auftraggeber auch gleich das
Informationswesen!
Ein paar grundsätzliche
Überlegungen:
Es liegt im Interesse des
Auftraggebers, in dem von ihm in Auftrag gegebenen Projekt "Durchblick" zu
haben!
Es muß im Interesse des
Projektleiters liegen, zu zeigen, daß er durchblickt und daß er in der Lage ist, dem
Auftraggeber Durchblick zu verschaffen!
Folglich liegt es im Interesse
aller, den Durchblick durch Transparenz zu erzeugen!
Transparenz erreicht man weder durch
"beliebige Berichte über irgendwelche Situationen" im Projekt, noch durch die
"ungezügelte Weitergabe aller denkbaren vorhandenen Informationen"! Transparenz
erreicht man nur durch die konsequente Gegenüberstellung dessen, was bis zu diesem
Zeitpunkt hätte erreicht werden sollen (Plan-Daten) und dem, was bis zu diesem Zeitpunkt
erreicht wurde (IST-Daten)! Dazu die Erklärung für Gründe der Abweichung und
Maßnahmen/Alternativen, die Übereinstimmung wiederherzustellen.
In der Planung wurde über den
Projektverlauf grundsätzlich der Sachfortschritt, der Finanzmittelbedarf und der Zeitplan
festgelegt, also berichten wir genau darüber! Ferner haben wir in der Planung einen
Prozeßplan verabschiedet, der unsere Phasen mit Baselines und Meilensteinen festlegt.
Diese wurden der Zeitplanung über den Netzplan zugeordnet. Folglich liegen die Zeitpunkte
der Berichterstattung fest!
Wenn Sie Ihr Projektmanagement
richtig angelegt haben, haben Sie darüber hinaus in der Planung auch eine
Informationsmatrix vorgelegt und vereinbart, die festlegt, wer wann welchen Projektbericht
erhält!
Und ein übriges: Um Transparenz zu
erzeugen, kommt es auch darauf an, wie man informiert! Also beschäftigen Sie sich einmal
mit der "Meilenstein-Trendanalyse" und der Problematik der Zuordnung von Zeit-
und Kostenverlauf zum Sachfortschritt, die aus dem Übergang von Baselines zu
Meilensteinen entsteht! Aber da geht es jetzt doch zu sehr ans Eingemachte. Das behandeln
wir detailiert im Seminar: "DPM" -
Erfolgreiches IT-Projektmanagement!
Und ein Letztes: Betrachten Sie
Information als Bringschuld! Informieren Sie Ihren Auftraggeber aktiv gemäß der mit ihm
zugrunde gelegten Planung und nicht erst, wenn er nachfragt!
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