Die Kosten laufen aus dem Ruder - was ist zu
tun?
Sie sind in einer Situation, wo eine
"Therapie" gefragt ist! Dazu wäre ein unfehlbarer Geheimtip wie "Spielbank
sprengen", "Lotto spielen", "Geld drucken", "Bank
überfallen", "reichen Onkel aus Amerika beerben", "reiche Tochter des
Geschäftsführers heiraten" oder "Geldscheine kopieren", willkommen und
gleichzeitig unannehmbar!
Die Situation ist anders und Sie
müssen unbedingt zuerst den Tipp "Präventives
Projektmanagement" gelesen haben, dann ist die Antwort einfach:
"Analysiere die
Projektsituation (=Diagnose)
und beseitige das so erkannte Problem(=Therapie)".
Ohne Analyse gäbe es (zu)viele
unterschiedliche Vorschläge. Hier ein paar Möglichkeiten:
1. |
Für
Unabwägbarkeiten haben Sie Puffer vorgesehen, nun müssen Sie diese ausschöpfen! |
2. |
Sie haben in der
Planung Unabwägbarkeiten in "technischen Problemen" festgestellt: Stellen Sie
transparent dar, wie sich diese Unabwägbarkeiten inzwischen entwickelt haben, zeichnen
Sie die nun überblickbaren Lösungsalternativen auf, kalkulieren Sie die erforderlichen
Kosten und bitten Sie Ihren Lenkungsausschuß um Entscheidung für eine
(von Ihnen empfpholene)Alternative und
Freigabe des Zusatzetats. |
3. |
Sie haben unsauber
geplant bzw. den Hinweis auf die Unabwägbarkeiten unterlassen? Dann müssen Sie jetzt
beichten! Wählen Sie die Vorgehensweise wie unter Punkt 2 und versuchen Sie eine
plausible Erklärung für das "überraschende Auftreten" der neuen Situation zu
finden! |
4. |
Sie dürfen auf
keinen Fall Ihr bisheriges Budget überschreiten? Dann denken Sie an das "magische
Dreieck" und reduzieren Sie Quantität, Qualität und/oder Funktionalität! |
5. |
Sie haben überhaupt
nicht geplant, weil Sie das Projekt erst nach der Planung übernommen haben? Dann war eine
Projektübernahme inkl. Projektzustandsanalyse fällig, die die Situation aufzeigt. So
können Sie das Projekt nicht übernehmen! Und wenn Sie trotzdem übernehmen müssen,
zeigen Sie jetzt und deutlich auf, was Sache ist - einschließlich einer
Kostenneukalkulation! Und alles, was besser läuft, ist dann Ihr Verdienst! |
6. |
Sie haben nicht
geplant, weil Sie als Mitarbeiter eines Softwarehauses ein Budget zugeteilt bekommen
haben, das nach Marktgesichtspunkten gebildet worden ist? Handeln Sie nach Punkt 4 und
verschaffen Sie Ihrem Kunden Gelüste nach mehr, indem Sie ihm aufzeigen, was er noch
alles haben könnte, wenn er nur ... |
7. |
Ihre internen
Nachbar-Abteilungen erstellen zu hohe Querbelastungen? Veranlassen Sie eine neutrale
Überprüfung durch die Revision. |
8. |
Ihre Mitarbeiter
taugen nichts und brauchen zu lange? Haben Sie denn nicht vorher die Qualität Ihrer
Projektmitarbeiter ermittelt und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter durch
Kapazitätsbetrachtungen in die Planung einbezogen? |
9. |
Weil Sie die
Mitarbeiter erst später zugeteilt bekommen haben? Zeigen Sie auf, welche Mitarbeiter
wiederholt mehr Zeit/Aufwand benötigen als geplant und stellen Sie den Lenkungsausschuß
vor die Tatsachen! Machen Sie deutlich, daß es seine Aufgabe gewesen wäre, für die
richtige Besetzung des Projektes zu sorgen! |
10. |
Es sitzen nicht die
richtigen Leute im Lenkungsausschuß? Was haben Sie denn während der Projektdefinition
und -planung gemacht? Im Seminar: "DPM"
- Erfolgreiches IT-Projektmanagement behandeln wir, wie ein erfahrener Projektleiter
Einfluß auf die Besetzung nehmen kann! |
11. |
Sie sind in einem
Softwarehaus beschäftigt und haben keinen Lenkungsausschuß, der weitere Finanzmittel
freigeben kann? Klären Sie bei Ihrem Management, wie es um die Puffer und
Risikorücklagen steht. Und klären Sie, ob Sie wirklich allein für die Kostensituation
verantwortlich und zuständig sind! Denn schließlich geht Geschäftsgebaren über
Projektmanagement, einschließlich der dazugehörenden Verantwortung! |
12. |
... |
Ich denke, Sie sehen wirklich, daß
wir ohne Analyse nicht weiterkommen! Und ich wage eine Behauptung: Im Grunde ahnen oder
wissen Sie sogar schon die Ursache -- und damit auch die Lösung; die Frage ist nur, wie
die Lösung politisch umzusetzen ist! Die Antwort dazu wird Ihnen eine schonungslose
Analyse geben! Und nochmals: Überdenken Sie Ihre Verantwortlichkeiten!
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