Die Kosten laufen aus dem Ruder - was ist zu tun?

Sie sind in einer Situation, wo eine "Therapie" gefragt ist! Dazu wäre ein unfehlbarer Geheimtip wie "Spielbank sprengen", "Lotto spielen", "Geld drucken", "Bank überfallen", "reichen Onkel aus Amerika beerben", "reiche Tochter des Geschäftsführers heiraten" oder "Geldscheine kopieren", willkommen und gleichzeitig unannehmbar!

Die Situation ist anders und Sie müssen unbedingt zuerst den Tipp "Präventives Projektmanagement" gelesen haben, dann ist die Antwort einfach:

"Analysiere die Projektsituation (=Diagnose)
und beseitige das so erkannte Problem(=Therapie)".

Ohne Analyse gäbe es (zu)viele unterschiedliche Vorschläge. Hier ein paar Möglichkeiten:

1. Für Unabwägbarkeiten haben Sie Puffer vorgesehen, nun müssen Sie diese ausschöpfen!
2. Sie haben in der Planung Unabwägbarkeiten in "technischen Problemen" festgestellt: Stellen Sie transparent dar, wie sich diese Unabwägbarkeiten inzwischen entwickelt haben, zeichnen Sie die nun überblickbaren Lösungsalternativen auf, kalkulieren Sie die erforderlichen Kosten und bitten Sie Ihren Lenkungsausschuß um Entscheidung für eine (von Ihnen empfpholene)Alternative und Freigabe des Zusatzetats.
3. Sie haben unsauber geplant bzw. den Hinweis auf die Unabwägbarkeiten unterlassen? Dann müssen Sie jetzt beichten! Wählen Sie die Vorgehensweise wie unter Punkt 2 und versuchen Sie eine plausible Erklärung für das "überraschende Auftreten" der neuen Situation zu finden!
4. Sie dürfen auf keinen Fall Ihr bisheriges Budget überschreiten? Dann denken Sie an das "magische Dreieck" und reduzieren Sie Quantität, Qualität und/oder Funktionalität!
5. Sie haben überhaupt nicht geplant, weil Sie das Projekt erst nach der Planung übernommen haben? Dann war eine Projektübernahme inkl. Projektzustandsanalyse fällig, die die Situation aufzeigt. So können Sie das Projekt nicht übernehmen! Und wenn Sie trotzdem übernehmen müssen, zeigen Sie jetzt und deutlich auf, was Sache ist - einschließlich einer Kostenneukalkulation! Und alles, was besser läuft, ist dann Ihr Verdienst!
6. Sie haben nicht geplant, weil Sie als Mitarbeiter eines Softwarehauses ein Budget zugeteilt bekommen haben, das nach Marktgesichtspunkten gebildet worden ist? Handeln Sie nach Punkt 4 und verschaffen Sie Ihrem Kunden Gelüste nach mehr, indem Sie ihm aufzeigen, was er noch alles haben könnte, wenn er nur ...
7. Ihre internen Nachbar-Abteilungen erstellen zu hohe Querbelastungen? Veranlassen Sie eine neutrale Überprüfung durch die Revision.
8. Ihre Mitarbeiter taugen nichts und brauchen zu lange? Haben Sie denn nicht vorher die Qualität Ihrer Projektmitarbeiter ermittelt und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter durch Kapazitätsbetrachtungen in die Planung einbezogen?
9. Weil Sie die Mitarbeiter erst später zugeteilt bekommen haben? Zeigen Sie auf, welche Mitarbeiter wiederholt mehr Zeit/Aufwand benötigen als geplant und stellen Sie den Lenkungsausschuß vor die Tatsachen! Machen Sie deutlich, daß es seine Aufgabe gewesen wäre, für die richtige Besetzung des Projektes zu sorgen!
10. Es sitzen nicht die richtigen Leute im Lenkungsausschuß? Was haben Sie denn während der Projektdefinition und -planung gemacht? Im Seminar: "DPM" - Erfolgreiches IT-Projektmanagement behandeln wir, wie ein erfahrener Projektleiter Einfluß auf die Besetzung nehmen kann!
11. Sie sind in einem Softwarehaus beschäftigt und haben keinen Lenkungsausschuß, der weitere Finanzmittel freigeben kann? Klären Sie bei Ihrem Management, wie es um die Puffer und Risikorücklagen steht. Und klären Sie, ob Sie wirklich allein für die Kostensituation verantwortlich und zuständig sind! Denn schließlich geht Geschäftsgebaren über Projektmanagement, einschließlich der dazugehörenden Verantwortung!
12. ...

Ich denke, Sie sehen wirklich, daß wir ohne Analyse nicht weiterkommen! Und ich wage eine Behauptung: Im Grunde ahnen oder wissen Sie sogar schon die Ursache -- und damit auch die Lösung; die Frage ist nur, wie die Lösung politisch umzusetzen ist! Die Antwort dazu wird Ihnen eine schonungslose Analyse geben! Und nochmals: Überdenken Sie Ihre Verantwortlichkeiten!