Was muß ein Auftraggeber vom Projektfortschritt wissen?

Ihre Fragestellung ist zweideutig! Aber ich gehe einmal davon aus, daß es Ihnen nicht darum geht, wieviel Ahnung Ihr Auftraggeber von Projektmanagement und wieviel Fachkenntnisse er haben muß, sondern daß Ihre Frage darauf abzielt, wieviel Information Sie als Projektleiter ihm über den Projektfortschritt zukommen lassen sollten.

Kurz gesagt: Er soll alles haben, was er haben will, denn die Politik der gläsernen Taschen ist noch immer die Vertrauenserweckendste! Also planen Sie zusammen mit dem Auftraggeber auch gleich das Informationswesen!

Ein paar grundsätzliche Überlegungen:

Es liegt im Interesse des Auftraggebers, in dem von ihm in Auftrag gegebenen Projekt "Durchblick" zu haben!

Es muß im Interesse des Projektleiters liegen, zu zeigen, daß er durchblickt und daß er in der Lage ist, dem Auftraggeber Durchblick zu verschaffen!

Folglich liegt es im Interesse aller, den Durchblick durch Transparenz zu erzeugen!

Transparenz erreicht man weder durch "beliebige Berichte über irgendwelche Situationen" im Projekt, noch durch die "ungezügelte Weitergabe aller denkbaren vorhandenen Informationen"! Transparenz erreicht man nur durch die konsequente Gegenüberstellung dessen, was bis zu diesem Zeitpunkt hätte erreicht werden sollen (Plan-Daten) und dem, was bis zu diesem Zeitpunkt erreicht wurde (IST-Daten)! Dazu die Erklärung für Gründe der Abweichung und Maßnahmen/Alternativen, die Übereinstimmung wiederherzustellen.

In der Planung wurde über den Projektverlauf grundsätzlich der Sachfortschritt, der Finanzmittelbedarf und der Zeitplan festgelegt, also berichten wir genau darüber! Ferner haben wir in der Planung einen Prozeßplan verabschiedet, der unsere Phasen mit Baselines und Meilensteinen festlegt. Diese wurden der Zeitplanung über den Netzplan zugeordnet. Folglich liegen die Zeitpunkte der Berichterstattung fest!

Wenn Sie Ihr Projektmanagement richtig angelegt haben, haben Sie darüber hinaus in der Planung auch eine Informationsmatrix vorgelegt und vereinbart, die festlegt, wer wann welchen Projektbericht erhält!

Und ein übriges: Um Transparenz zu erzeugen, kommt es auch darauf an, wie man informiert! Also beschäftigen Sie sich einmal mit der "Meilenstein-Trendanalyse" und der Problematik der Zuordnung von Zeit- und Kostenverlauf zum Sachfortschritt, die aus dem Übergang von Baselines zu Meilensteinen entsteht! Aber da geht es jetzt doch zu sehr ans Eingemachte. Das behandeln wir detailiert im Seminar: "DPM" - Erfolgreiches IT-Projektmanagement!

Und ein Letztes: Betrachten Sie Information als Bringschuld! Informieren Sie Ihren Auftraggeber aktiv gemäß der mit ihm zugrunde gelegten Planung und nicht erst, wenn er nachfragt!