Was gehört alles zu einer erfolgreichen Projektbesprechung?

Wie man gute Besprechungen abhält, ist zu einem Teil natürlich auch eine Stil- und Mentalitätsfrage, insofern kann ich Ihnen nur "meine Variante" vorstellen:

Zunächst sei als Voraussetzung gesagt: Ich habe mir angewöhnt, die Vergabe eines Arbeitspakets an einen Mitarbeiter als Zielvereinbarungsgespräch zu verstehen. Dabei müssen eine Menge von Fakten wie

  • Kostenrahmen
  • Zeitrahmen
  • Nahtstellen
  • Eingangsparameter
  • Randbedingungen
  • Ansprechpartner
  • usw.

besprochen werden.

Um nichts zu vergessen, bereite ich mich auf ein solches Gespräch intensiv vor und notiere mir alle zu besprechenden/vereinbarenden Fakten. . De facto ist das aber gar nicht so aufwändig, da eigentlich alle Informationen im Laufe der Zeit bzw. im Laufe der Projektplanung im Netzplan gesammelt worden sind. Der Aufwand reduziert sich also auf die Überprüfung der Aktualität. Diese Notizen ergänze ich im Laufe des Gesprächs und kopiere sie für den Mitarbeiter, der damit einen schriftlichen Arbeitsauftrag in die Hand bekommt. Den Zeitpunkt für dieses Gespräch wähle ich, abhängig vom Projektfortschritt. Es ist auf alle Fälle ein getrenntes Gespräch, keinesfalls Teil der Projektbesprechung!

Die Projektbesprechung findet regelmäßig statt, i. allg. am Freitagvormittag. Teilnahme ist Pflicht für alle Projektmitarbeiter, jeder weiß, daß er keine anderen Verpflichtungen zu diesem Zeitpunkt annehmen darf. Die Dauer ist relativ kurz und abhängig von der Teilnehmerzahl.

Jeder Mitarbeiter gibt sein Netzplanrückmeldeblatt ab. Alles, was er in der Projektbesprechung zu berichten hat, ist auf diesem Blatt schriftlich festgehalten! Dazu gehören neben der Schilderung der Problemsituation auch alle Daten für die Netzplanführung und die Meilenstein-Trendanalyse (Näheres dazu können Sie im Seminar: "DPM" - Erfolgreiches IT-Projektmanagement erfahren!).

Und nun zur Tagesordnung:
Bericht der Projektleitung über die "Außensituation des Projektes" max. 10 min
Berichte der Projektmitarbeiter; Probleme, Daten & Fakten 5 min je MA
Diskussion gemeinsamer Problemsituationen max. 15 min
Vergabe der neuen Netzplanrückmeldeblätter mit Hinweisen durch den Projektleiter

max. 5 min

 

Damit ist der offizielle Teil beendet! In der Kürze liegt die Würze!

Anschließend folgt noch eine halbe Stunde allgemeines Geplauder mit einer Tasse Kaffee zur Pflege der Gemeinsamkeit.

Wenn nötig, folgen dann Einzelgespräche zwischen Projektleiter und Mitarbeiter über spezifische Problemsituationen. Meistens werden diese Gespräche jedoch im Laufe der Woche problemnah geführt!

Danach ist der Rest des Freitags terminfrei, d. h. die Mitarbeiter können diese Zeit nach eigenem Gutdünken disponieren (Besuch der Heimatdienststelle, Arztbesuch, Fachdiskussion im Nachfolgeprojekt u. a.).

Im Seminar:
"DPM" - Erfolgreiches IT-Projektmanagement
ist es immer wieder interessant, festzustellen, wie unterschiedlich dieses Thema gehandhabt wird. Und das ist gut so, denn Abwechslung kann nicht schaden!