Was gehört alles zu einer erfolgreichen Projektbesprechung?
Wie man gute Besprechungen abhält,
ist zu einem Teil natürlich auch eine Stil- und Mentalitätsfrage, insofern kann ich
Ihnen nur "meine Variante" vorstellen:
Zunächst sei als Voraussetzung
gesagt: Ich habe mir angewöhnt, die Vergabe eines Arbeitspakets an einen Mitarbeiter als
Zielvereinbarungsgespräch zu verstehen. Dabei müssen eine Menge von Fakten wie
- Kostenrahmen
- Zeitrahmen
- Nahtstellen
- Eingangsparameter
- Randbedingungen
- Ansprechpartner
- usw.
besprochen werden.
Um nichts zu vergessen, bereite ich
mich auf ein solches Gespräch intensiv vor und notiere mir alle zu
besprechenden/vereinbarenden Fakten. . De facto ist das aber gar nicht so aufwändig,
da eigentlich alle Informationen im Laufe der Zeit bzw. im Laufe der Projektplanung
im Netzplan gesammelt worden sind. Der Aufwand reduziert sich also auf die Überprüfung der Aktualität.
Diese Notizen ergänze ich im Laufe des Gesprächs
und kopiere sie für den Mitarbeiter, der damit einen schriftlichen Arbeitsauftrag in die
Hand bekommt. Den Zeitpunkt für dieses Gespräch wähle ich, abhängig vom
Projektfortschritt. Es ist auf alle Fälle ein getrenntes Gespräch, keinesfalls Teil der
Projektbesprechung!
Die Projektbesprechung findet
regelmäßig statt, i. allg. am Freitagvormittag. Teilnahme ist Pflicht für alle
Projektmitarbeiter, jeder weiß, daß er keine anderen Verpflichtungen zu diesem Zeitpunkt
annehmen darf. Die Dauer ist relativ kurz und abhängig von der Teilnehmerzahl.
Jeder Mitarbeiter gibt sein
Netzplanrückmeldeblatt ab. Alles, was er in der Projektbesprechung zu berichten hat, ist
auf diesem Blatt schriftlich festgehalten! Dazu gehören neben der Schilderung der
Problemsituation auch alle Daten für die Netzplanführung und die
Meilenstein-Trendanalyse (Näheres dazu können Sie im Seminar: "DPM" - Erfolgreiches
IT-Projektmanagement erfahren!).
Und nun zur Tagesordnung:
Bericht der
Projektleitung über die "Außensituation des Projektes" |
max. 10 min |
Berichte
der Projektmitarbeiter; Probleme, Daten & Fakten |
5 min je MA |
Diskussion
gemeinsamer Problemsituationen |
max. 15 min |
Vergabe der
neuen Netzplanrückmeldeblätter mit Hinweisen durch den Projektleiter |
max. 5 min |
Damit ist der offizielle Teil
beendet! In der Kürze liegt die Würze!
Anschließend folgt noch eine halbe
Stunde allgemeines Geplauder mit einer Tasse Kaffee zur Pflege der Gemeinsamkeit.
Wenn nötig, folgen dann
Einzelgespräche zwischen Projektleiter und Mitarbeiter über spezifische
Problemsituationen. Meistens werden diese Gespräche jedoch im Laufe der Woche problemnah
geführt!
Danach ist der Rest des Freitags
terminfrei, d. h. die Mitarbeiter können diese Zeit nach eigenem Gutdünken disponieren
(Besuch der Heimatdienststelle, Arztbesuch, Fachdiskussion im Nachfolgeprojekt u. a.).
Im Seminar:
"DPM" - Erfolgreiches
IT-Projektmanagement ist es immer wieder interessant, festzustellen, wie unterschiedlich
dieses Thema gehandhabt wird. Und das ist gut so, denn Abwechslung kann nicht schaden!
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